Eine hochwertige und umfassende Mediendatenbank ist die wichtigste Funktion eines Service zum Versenden von Pressemitteilungen, weil es gewährleistet, dass die Press Releases an die richtigen Journalisten und Veröffentlichungen gesendet werden. So kann sichergestellt werden, dass über die Pressemitteilung berichtet wird. Bei Liana Technologies arbeitet ein eigenes Team am Aufbau, an der Aktualisierung und Verwaltung der Medienbank. Durch die tägliche Arbeit gewährleistet das Team, dass unseren Kunden eine immer aktuelle Datenbank zum Senden der Mitteilungen zur Verfügung steht.
Die Aktualisierung der Mediendatenbank ist mit viel manueller Arbeit verbunden, denn Automationen sind hierfür nicht genau und effektiv genug. Eine hochwertige Mediendatenbank ist essentiell für den Erfolg der Pressemitteilung, weswegen sie täglich verwaltet werden muss.
Die Leiterin unseres Information Specialist Teams Daria Lyutkovski erzählt, dass die Arbeit oft einfach mit Suchmaschinen und den Medien selbst beginnt: "Wir suchen zum Beispiel mit Hilfe von Google oder LinkedIn nach den wichtigsten Medien und recherchieren dann auf ihren Websites und in ihren Veröffentlichungen, um uns ein besseres Bild machen zu können."
"Wir finden die Kontakte vor allem auf den Websites der Medien, was in vielen Ländern wie zum Beispiel Finnland einfach ist, aber nicht überall werden die Kontaktinformationen der Reporter genauso offen geteilt. Oft rufen wir auch die Medien direkt an oder senden ihnen Nachrichten, um die aktuellen Informationen zu erhalten", berichtet sie weiter.
Länderspezifische Unterschiede
Die Arbeit mit den Mediendatenbanken hängt oft von den Ländern ab. In Finnland zum Beispiel sind die Mediendatenbank und die Beziehung zu den Journalisten so gut, dass die Reporter unser Informationsteam selbst kontaktieren, wenn sie zum Beispiel ihren Job verlassen oder ihre Kategorie ändern wollen. In Finnland führen wir zudem regelmäßige Umfragen mit den Journalisten durch, aufgrund derer wir die Informationen aktualisieren können.
Pinky Fong arbeitet an der asiatischen Mediendatenbank in Hong Kong und nutzt für ihre Arbeit zusätzlich auch viele andere Quellen. Sie besucht regelmäßig die Bibliothek und lokale Cafés, um Zeitungen und Zeitschriften zu lesen und in ihnen nach seriösen Journalisten zu suchen.
"Gedruckte Magazine und Zeitschriften sind in Asien häufig eine gute Quelle für die Kontaktinformationen. Manche Magazine erwähnen die E-Mail-Adressen der Journalisten direkt unter dem Artikel, was meine Arbeit stark erleichtert", erzählt Fong.
In Asien können auch regionale Unterschiede relativ stark ausgeprägt sein. Beispielsweise in Hong Kong sind Social Media Blogger auf Facebook oder Instagram aktiv, während in Taiwan traditionelle Blogs noch immer verbreiteter sind. Deswegen sollte man sich mit der Medienwelt des Landes genau beschäftigen.
Bild: Während in Ländern wie Deutschland oder Taiwan Blogs sehr beliebt sind, nutzen die meisten beliebtesten Blogger in Hong Kong bereits fast ausschließlich Social Media und haben traditionelle Blogs aufgegeben.
Beim Aufbau der Mediendatenbanken spielen Sprach- und Kulturkenntnisse eine wichtige Rolle. Jeder, der die jeweilige Mediendatenbank verwaltet, muss die Sprachen und die Kultur kennen – normalerweise auf Muttersprachenniveau – damit die Datenbanken möglichst hochwertig entwickelt werden können.
Ständige Verwaltung
Neben dem Hinzufügen von neuen Kontakten müssen auch veraltete, inaktive oder ungültige Kontakte in der Mediendatenbank ständig erkannt und herausgefiltert werden. Die Region und die Veröffentlichung selbst haben einen großen Einfluss darauf, wie oft die Kontakte überprüft werden müssen – In manchen Medien wechseln die Journalisten häufiger, weswegen die Kontakte dieser Veröffentlichungen häufiger überprüft werden.
"Wir gehen täglich durch die Adressen, damit unseren Kunden möglichst aktuelle Informationen zur den Mitarbeitern der Medien zur Verfügung stehen. Wenn sich ein spezielles Projekt in der näheren Zukunft abzeichnet, für das die Pressemitteilungen an eine bestimmte Gruppe von Journalisten gesendet werden soll, wird besondere Aufmerksamkeit auf die Aktualität dieser Kontakte gelegt", sagt Hilla Mikkonen, die Verantwortliche für die schwedische Mediendatenbank.
Zur Verwaltung gehört auch das Monitoring der Pressemitteilungen. Die Berichte von LianaPress zeigen, welche Journalisten am aktivsten die Pressemitteilungen öffnen. In ihnen kann man zudem beobachten, für welche Themen und Veröffentlichungen sich die Journalisten am meisten interessieren. Journalisten, die seit längerer Zeit keine Press Releases geöffnet haben, sind höchstwahrscheinlich inaktiv, was zeigt, dass ihre Kontaktinformationen und derzeitige Arbeitssituation überprüft werden sollten.
Bild: Die Statistiken von LianaPress zeigen die aktivsten Leser und Klicker.
"Man sollte sicherstellen, dass ein bestimmter Journalist in letzter Zeit Artikel veröffentlicht hat, weil zum Beispiel Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaube oft nicht auf der Hauptseite des Mediums angezeigt oder aktualisiert werden", beschreibt Mikkonen.
Blogger
In unserer Mediendatenbank sind neben Zeitungen, Radios und anderen Medien auch bekannte Blogger vertreten. Die Anzahl der Blogger hängt vom Themenbereich und der Branche ab, aber zum Beispiel in Tourismus, Lebensmittel und Mode sind Blogger heute ein wichtiger Bestandteil der effektiven Kommunikation.
Bei der Suche nach Bloggern und Influencern können ein Media Monitoring Service und Social Media genutzt werden. Es ist wichtig, dass der Autor aktiv ist und langfristig die Aktionen plant – Deswegen werden neue Blogger selten zur Mediendatenbank hinzugefügt, stattdessen wird ihnen zunächst für eine Weile gefolgt.
Social Media
Viele Journalisten sind auch in Social Media aktiv. Deswegen kann man durch das Monitoring von PR Hashtags auf Twitter und LinkedIn gute und hochwertige Kontakte finden. Zudem kann das Finden von Journalisten durch das Following von Medienkanälen vereinfacht werden, die Änderungen in anderen Medien folgen – zum Beispiel Nachrichten oder Portale über Einstellungen.
"Ich nutze Social Media Services wie Facebook, Instagram oder LinkedIn, um Kontaktinformationen zu finden und Journalisten zu folgen. Außerdem gibt es andere Webservices und Portale, die die Informationen der Journalisten fertig anbieten", verdeutlicht Pinky Fong.
Ein sich ständig entwickelndes Fachgebiet
Die Medienwelt wird immer wieder von Änderungen bestimmt, weswegen eine der großen Herausforderungen die ständige und ausreichende Aktualisierung der Mediendatenbank ist. Medienkanäle werden ständig geboren und sterben auch, neue Publikationen ersetzen Alte und die Gründung von Blogs ist so einfach, dass täglich Neue erscheinen.
"In Hong Kong wechseln die Menschen ihren Arbeitsplatz sehr oft, was ganz eigene Herausforderungen schafft. Besonders in der Medienbranche werden alte Medienkanäle schnell aufgegeben und Neue nehmen ihren Platz ein. Deswegen ist das ständige Monitoring der Mediendatenbank und die Aktualisierung besonders wichtig in Hong Kong", erklärt Pinky Fong.
Die schnellen Änderungen in der Medienbranche bedeuten, dass die Mediendatenbank nie perfekt sein kann. Ständige Arbeit mit der Datenbank stellt jedoch sicher, dass wir unseren Kunden ständig den bestmöglichen Service im Bereich der Medienkontakte anbieten können.
LianaPress ist ein Multi-Channel Service zum Versenden und Veröffentlichen von Pressemitteilungen, dessen Mediendatenbank durch tägliche Updates durch unser Knowledge Team verwaltet wird. Wenn Sie Hilfe beim Erstellen, Planen und Veröffentlichen von Pressemitteilungen brauchen, kontaktieren Sie uns, damit wir einen speziellen Plan für Ihre Bedürfnisse gemeinsam erstellen können.
